Come assumere una badante: documenti per essere subito in regola

Assumere una badante in modo regolare significa prima di tutto sapere quali documenti servono, sia da parte della famiglia che della futura collaboratrice. Che si tratti del primo ingresso in casa di un’assistente familiare o di una sostituzione dopo anni di convivenza con la stessa persona, il percorso burocratico richiede attenzione. Ogni documento mancante può tradursi in ritardi nella comunicazione all’INPS, nell’attivazione del contratto o, nei casi più delicati, in problemi legati alla regolarità del soggiorno della lavoratrice.

In questa guida vedremo nel dettaglio quali documenti deve presentare la lavoratrice, con un approfondimento dedicato al permesso di soggiorno e alle sue diverse tipologie, quali invece riguardano la famiglia datrice di lavoro, e come muoversi per la parte contrattuale e contributiva. Vedremo anche perché conviene sempre procedere in regola, anche dal punto di vista economico e quando può essere utile affidarsi a professionisti del settore.

Perché è importante avere i documenti prima di assumere una badante?

Prima ancora di entrare nel dettaglio di quali documenti servono, è utile capire perché conviene raccoglierli tutti con anticipo, senza lasciare nulla all’ultimo momento. 

Quando si decide di accogliere una persona in casa per affidarle la cura di un familiare, l’attenzione si concentra quasi sempre sulla scelta della persona giusta, mentre la parte burocratica viene spesso lasciata indietro, salvo poi scoprire che proprio quella può rallentare l’avvio del rapporto di lavoro.

Avere i documenti pronti permette innanzitutto di rispettare le scadenze previste per la comunicazione obbligatoria all’INPS, che deve avvenire entro le 24 ore precedenti l’inizio del rapporto di lavoro. Se manca anche un solo documento, come il codice fiscale della lavoratrice o l’indirizzo del luogo di lavoro, la pratica rischia di bloccarsi proprio nel momento in cui la famiglia ha più bisogno che la lavoratrice inizi.

C’è poi un aspetto altrettanto concreto legato alla posizione della lavoratrice. Nel caso di una badante extracomunitaria, verificare in anticipo la validità del permesso di soggiorno o lo stato della richiesta di rinnovo, evita situazioni di lavoro irregolare, con tutte le conseguenze che ne derivano sia per la famiglia che per la collaboratrice stessa. Si tratta di un controllo che richiede pochi minuti, ma che fa davvero la differenza nella tranquillità di entrambe le parti.

Infine, partire con le carte in ordine è anche la base per redigere un contratto conforme al Contratto Collettivo Nazionale per i Lavoratori Domestici (CCNL), calcolare correttamente la retribuzione e impostare senza intoppi le buste paga, i contributi e tutti gli adempimenti successivi. Una volta raccolta tutta la documentazione, il passo successivo è capire nel dettaglio quali sono i documenti richiesti alla lavoratrice e quali invece riguardano la famiglia.

Adesso vediamo nel dettaglio quali sono i documenti necessari per assumere una badante. 

Documenti assunzione badante: quali deve presentare la lavoratrice?

Quando si parla di documenti della badante o della colf, si fa riferimento a quei documenti che permettono concretamente di avviare l’assunzione e senza di essi, la pratica non può procedere.
I documenti e i dati richiesti variano leggermente in base alla cittadinanza della lavoratrice, ma alcuni sono sempre indispensabili, indipendentemente dalla provenienza.
Vediamo l’elenco di tutto quello che serve per assumere una badante:

1. Documento d’identità in corso di validità

Carta d’identità, passaporto o patente di guida almeno uno di questi documenti deve essere valido al momento dell’assunzione. Per le cittadine italiane o comunitarie è sufficiente la carta d’identità o un documento equivalente. Per le cittadine extracomunitarie è, invece, necessario il passaporto, accompagnato dal permesso di soggiorno.

2. Codice fiscale

Il codice fiscale è indispensabile per qualsiasi pratica amministrativa in Italia, dalla comunicazione INPS alla predisposizione del contratto. Se la lavoratrice non ne è ancora in possesso, può richiederlo presso l’Agenzia delle Entrate.

3. Tessera sanitaria

Va presentata sia dalle lavoratrici comunitarie che extracomunitarie. Per chi proviene da un paese extra UE, l’iscrizione al Servizio Sanitario Nazionale è obbligatoria una volta ottenuto il permesso di soggiorno per lavoro subordinato, ed è a carico del datore di lavoro.

4. Indirizzo di residenza

La lavoratrice deve avere la residenza in territorio italiano. Infatti, non è possibile assumere una collaboratrice domestica con residenza all’estero. Se la badante è convivente, può essere registrato lo stesso indirizzo della famiglia datrice di lavoro. Se la badante è assunta come non convivente, dovrà fornire il proprio indirizzo di residenza aggiornato e un recapito telefonico.

Permesso di soggiorno badante: tipologie e perché è importante

Nell’elenco qui sopra abbiamo solo citato il permesso di soggiorno ma merita un approfondimento a parte perché possiamo considerarlo il documento più importante per assumere una badante straniera in Italia oggi. Spesso si pensa che esista un’unica tipologia di permesso di soggiorno per badante, mentre in realtà le tipologie sono molte e ciascuna ha regole proprie.
Prima di procedere con l’assunzione è quindi importante verificare la tipologia del titolo di soggiorno e la sua validità. Ecco l’elenco completo:

• Permesso di soggiorno per lavoro o per lungo periodo: se la badante o la colf ha un permesso valido che consente lo svolgimento di attività lavorativa, l’assunzione può essere avviata. Nel caso del permesso di soggiorno UE per soggiornanti di lungo periodo, è importante controllare anche la data del documento. Se il titolo è molto datato, potrebbe essere necessario aggiornarlo prima di procedere.
• Permesso di soggiorno per motivi di studio: anche il permesso per studio può consentire l’assunzione, ma con alcune limitazioni legate al numero di ore lavorabili. Prima di formalizzare il rapporto, è quindi utile verificare che il documento sia valido e compatibile con l’orario previsto per il lavoro domestico. Se il permesso è scaduto, il lavoratore deve avere la ricevuta della richiesta di rinnovo.
• Carta di soggiorno permanente per familiari di cittadini UE: i familiari stranieri non comunitari di cittadini dell’Unione Europea possono essere assunti se sono in possesso della carta di soggiorno permanente. Se il documento è ancora in formato cartaceo, occorre verificare che sia stato aggiornato o che sia già stata presentata la richiesta di aggiornamento. In presenza del nuovo tesserino o della relativa ricevuta, l’assunzione può essere gestita regolarmente.
• Permesso provvisorio: il permesso provvisorio ha una durata limitata, di 6 mesi dalla data di rilascio. Prima di assumere una badante con questo documento è necessario controllare con attenzione la scadenza. Se il titolo è vicino alla fine della validità, è opportuno attendere o richiedere il rinnovo, così da evitare problemi nella formalizzazione del contratto.
• Richiesta di asilo o protezione internazionale: chi ha presentato richiesta di asilo può lavorare solo dopo il periodo previsto dalla legge dalla presentazione della domanda. Per procedere con l’assunzione è necessario verificare che il documento sia valido o che il lavoratore abbia la documentazione rilasciata dalla Questura. Se il permesso non è valido, possono essere richiesti ulteriori documenti, come il modulo della Questura, oltre a carta d’identità e codice fiscale.
• Permesso per lavoro stagionale: il permesso per lavoro stagionale non consente, di norma, l’assunzione come badante o colf. Può diventare compatibile solo se il lavoratore ha presentato richiesta di conversione in un permesso di soggiorno per lavoro che permetta anche l’attività domestica. Senza questa conversione, l’assunzione non può essere effettuata.
• Permesso di soggiorno per motivi religiosi: questo tipo di permesso non abilita allo svolgimento di attività lavorativa domestica. Di conseguenza, una persona in possesso solo di un permesso per motivi religiosi non può essere assunta come colf o badante.
• Permesso di soggiorno per motivi di giustizia: anche il permesso per motivi di giustizia non consente, di norma, l’assunzione come collaboratore domestico. Prima di procedere è quindi necessario verificare se il titolo riporti eventuali indicazioni specifiche, ma in assenza di un’autorizzazione al lavoro l’assunzione non è possibile.
• Permesso di soggiorno per turismo: il permesso per turismo non permette di lavorare in Italia. Non è quindi possibile assumere una badante o una colf con un semplice visto o permesso turistico, anche se la persona è regolarmente presente sul territorio italiano.

Va ricordato che il permesso di soggiorno non è opzionale, assumere una lavoratrice extracomunitaria senza questo documento espone la famiglia a rischi penali ed economici molto seri.

Per capire nel dettaglio cosa si rischia in questi casi, puoi consultare la nostra guida:

Badante in nero: rischi e sanzioni

Come regolarizzare badante senza permesso di soggiorno?

Abbiamo visto che avere il permesso di soggiorno è un obbligo, ma capita più spesso di quanto si pensi che si conosce la persona giusta e con le competenze adatte per poi scoprire che non è ancora in regola con il permesso di soggiorno. 

In questi casi la domanda più frequente è una sola: si può comunque procedere con l’assunzione e quali sono i documenti per regolarizzare una badante? 

La risposta dipende dalla situazione specifica della lavoratrice. Se il permesso è scaduto da poco, bisogna attendere la richiesta di rinnovo, presentata entro 60 giorni dalla scadenza, per poter procedere con l’assunzione.

Se invece la lavoratrice non ha mai avuto un permesso di soggiorno, oppure il suo titolo non è compatibile con il lavoro domestico, la strada è diversa e richiede prima di tutto di individuare quale percorso di regolarizzazione sia applicabile al suo caso secondo le normative che lo prevedono. In ogni caso, una cosa è certa: prima di avviare qualsiasi rapporto di lavoro, anche informale o temporaneo, è fondamentale verificare la posizione della lavoratrice. Procedere senza i documenti in regola, anche solo per pochi giorni o “in attesa di sistemare tutto”, espone la famiglia a rischi e sanzioni.

Documenti che deve presentare il datore di lavoro

Oltre ai documenti della lavoratrice, per stipulare un contratto e assumere una badante anche il datore di lavoro deve presentare alcuni documenti e dati indispensabili per avviare correttamente la pratica.
Si tratta in genere di documenti che la famiglia ha già a disposizione, ma è bene verificarli con attenzione prima di procedere.

1. Documento d’identità in corso di validità

Carta d’identità, passaporto o patente di guida. Anche per chi assume il documento deve essere, in corso di validità al momento dell’avvio della pratica.

2. Codice fiscale del datore di lavoro e dell’assisitito

Il codice fiscale è necessario per la comunicazione all’INPS, per la predisposizione del contratto e per tutte le pratiche fiscali successive legate al rapporto di lavoro. Quando chi assume non coincide con chi viene assistito, per esempio un figlio che assume la badante per un genitore, è necessario fornire anche il codice fiscale della persona che riceverà l’assistenza.

3. Indirizzo di residenza e altri dati

Per stipulare un contratto sono necessari anche i dati di contatto con email e telefono aggiornati del datore di lavoro per le comunicazioni relative al rapporto di lavoro e per la gestione amministrativa.
Se l’assistenza viene svolta in un’abitazione diversa da quella di residenza del datore di lavoro, per esempio nella casa della persona anziana, è necessario indicare questo indirizzo specifico.

4. Eventuale delega

Se ad avviare la pratica non è direttamente il datore di lavoro ma una persona delegata (un familiare, un commercialista, un’agenzia), serve una delega firmata e il documento d’identità di chi la riceve.
Una volta raccolti i documenti di entrambe le parti, il passo successivo riguarda la formalizzazione del rapporto con il contratto e la comunicazione obbligatoria all’INPS.

Come assumere badante: contratto e comunicazione all’INPS​

Raccolti tutti i documenti, i passi successivi sono due: la stesura del contratto e la comunicazione obbligatoria all’INPS, che devono procedere di pari passo per evitare ritardi o irregolarità fin dal primo giorno.

Il contratto deve essere redatto secondo le disposizioni del CCNL Colf e Badanti e deve contenere alcuni elementi fondamentali: 

1. la data di inizio del rapporto;
2. l’eventuale data di cessazione se si tratta di un contratto a tempo determinato, 
3. il livello di inquadramento;
4. la durata del periodo di prova;
5. l’orario di lavoro e la sua distribuzione;
6.  il giorno di riposo settimanale;
7.  le condizioni di vitto e alloggio per le badanti conviventi.

Una volta definito il contratto, il datore di lavoro deve comunicare l’assunzione all’INPS entro le 24 ore precedenti l’inizio del rapporto di lavoro. La comunicazione può essere effettuata direttamente online tramite SPID, oppure tramite un intermediario come un CAF, un patronato o un’agenzia specializzata e deve contenere i dati del datore di lavoro, i dati della lavoratrice e i dettagli del contratto, comprese le mansioni, l’orario e la retribuzione concordata.
È un passaggio che richiede precisione perché eventuali errori o discrepanze tra quanto comunicato e quanto effettivamente concordato possono generare complicazioni in fase di gestione successiva, ad esempio nel calcolo delle buste paga o dei contributi. Una volta completata la comunicazione, la posizione contributiva del datore di lavoro è attiva, e da quel momento iniziano gli adempimenti periodici.

Quanto costa assumere una badante regolarmente?

Dopo aver visto documenti e pratiche necessarie, è naturale chiedersi anche quale sia l’impatto economico di questa scelta. A volte si pensa che assumere senza contratto, o “in nero”, sia una soluzione più economica. In realtà non è così.

Senza un contratto regolare, la badante non ha nessun obbligo di preavviso e può lasciare il lavoro quando vuole, senza alcuna tutela né per lei né per la famiglia che si ritrova improvvisamente senza assistenza. E se le cose dovessero complicarsi, i costi di una vertenza, di arretrati da versare o di eventuali sanzioni possono superare di gran lunga quello che si pensava di risparmiare.

Un contratto regolare, invece, ha un costo chiaro e prevedibile, calcolato sui minimi retributivi previsti dal CCNL e garantisce continuità del rapporto di lavoro e la certezza di non trovarsi davanti a brutte sorprese in futuro.

Per capire effettivamente quanto costa oggi assumere regolarmente una badante, puoi consultare la nostra guida dedicata:
Quanto costa una badante – Tabelle Retributive aggiornate

Perché affidarsi a un’agenzia per assumere una badante?

Tutto quello che abbiamo visto in questa guida può sembrarti complesso da gestire, soprattutto se è la prima volta che ti trovi ad affrontare questo percorso. 

Non preoccuparti, per assumere una badante, molte famiglie scelgono di affidarsi ad agenzie specializzate, che possono accompagnarti in ogni fase senza che tu debba diventare un esperto di normativa del lavoro domestico.

Affidarsi a un’agenzia come Gallas Group significa avere al proprio fianco chi conosce a fondo queste procedure, con alcuni vantaggi concreti:

• Personale già verificato: documenti in regola e permesso di soggiorno valido quando previsto, oltre a competenze controllate, per ridurre il rischio di scoprire problemi solo dopo l’assunzione.
• Supporto nella raccolta dei documenti: un occhio esperto sa cosa controllare e dove, evitando che la pratica si blocchi per un documento mancante o un permesso di soggiorno non compatibile.
• Accompagnamento nelle pratiche contrattuali: dalla stesura del contratto secondo il CCNL alla comunicazione all’INPS, ogni passaggio gestito nel rispetto dei tempi e delle scadenze.
• Meno rischi legali ed economici: un’assunzione regolare fin dall’inizio evita sanzioni, vertenze e tutte le complicazioni legate al lavoro irregolare.
• Un punto di riferimento nel tempo: utile in caso di necessità come una sostituzione o un cambio di esigenze della famiglia, perché avere già un interlocutore di fiducia rende tutto più semplice.

Scegliere di affidarsi a professionisti del settore non significa rinunciare al controllo sulla scelta della persona giusta per la propria famiglia, ma poter contare su chi si occupa degli aspetti più tecnici, lasciando alla famiglia il tempo e la serenità per concentrarsi su ciò che conta davvero che è sempre il benessere del proprio caro che necessita di assistenza.

LEGGI LE TESTIMONIANZE DELLE FAMIGLIE CHE HANNO SCELTO GALLAS GROUP

Gallas Group ti accompagna nell’assunzione della tua badante

Assumere una badante richiede attenzione, ma seguendo i passaggi giusti, dal recupero dei documenti alla stesura del contratto, fino alla comunicazione all’INPS, il percorso diventa molto più semplice di quanto sembri all’inizio. 

Avere tutto in regola fin dal primo giorno significa garantire serenità sia alla famiglia che alla lavoratrice, evitando rischi, sanzioni e situazioni spiacevoli che potrebbero compromettere un rapporto destinato a durare nel tempo.

Se preferisci essere accompagnato in ogni fase, Gallas Group è al tuo fianco per trovare la persona giusta e gestire tutti gli aspetti burocratici con la massima sicurezza.

Affianchiamo le famiglie in tutte le fasi del rapporto di lavoro. Se stai cercando un’assistente familiare o una badante, contattaci o cerca la sede Gallas Group più vicina a te.